Ser capaz de absorber el éxito de las ventas es tan importante como garantizar la satisfacción de los clientes. En la medida que el crecimiento de una empresa se incrementa, también aumentan los riesgos y la gravedad de sus impactos. Morir de éxito puede ser una realidad y la demanda es cada vez más exigente sin ofrecer posibilidades a segundas oportunidades.

Por todo ello, la predicción de la demanda es un proceso clave para tomar decisiones robustas, sustentadas con datos y que permita incrementar el control del equipo directivo para garantizar el crecimiento sostenible del negocio. Siguiendo la reflexión en materia predictiva, podemos hacer previsión de la demanda siguiendo dos métodos:

• Método tradicional: por intuición o experiencia.

Sin lugar a duda, la experiencia hace maestros. En numerosas empresas tradicionales, la previsión consiste en anticiparse siguiendo una sensación de probabilidad determinada por el equipo de ventas o la dirección. En base a la experiencia o “know-how” del negocio, se pueden generar incluso predicciones acertadas. Pero es posible que las decisiones se tomen a partir de atrevimientos lo que conllevan asumir mayores riesgos de error. Además, la información suele quedar aislada y la visibilidad de las previsiones suele ser limitada.

La ventaja de este método es principalmente, que demuestra la existencia de la cultura predictiva y sin duda, una actitud proactiva. Esencia de un negocio en crecimiento. Ahora bien, con el tiempo se puede perder control, crecen los obsoletos en inventario o peor aún, ese know-how expira si hay cambios en el equipo de ventas o el directivo. Sin duda, la garantía de sostener la predictibilidad del negocio de la empresa es volátil y conlleva inherentemente la pérdida de conocimiento histórico.

• Método tecnológico: Experiencia con modelos matemáticos ejecutados mediante herramientas de cálculo.

Cualquier método tecnológico, bien sea una hoja de cálculo de Excel, una herramienta informática que utilice algoritmos de Machine Learning o Inteligencia Artificial, sin la existencia de la cultura predictiva, la actitud proactiva, la experiencia y los recursos humanos adecuados, la utilidad y la potencialidad de estas herramientas se queda lejos de lucir sus ventajas. Por tanto, estos métodos no son sustitutivos de los métodos tradicionales, pero si son complementarios y escalables. Además, el uso de tecnologías de predicción de la demanda dice mucho más de la cultura de la empresa:

• Proactividad: La organización es consciente de la importancia de anticiparse.
  • Foco: Las decisiones se sustentan con datos históricos y generan conocimiento accesible.
  • Análisis: Los análisis cualitativos se complementan de análisis cuantitativos y datos reales.
  • Flexibilidad estructurada: En ocasiones se confunde ser flexible con dejar de ser rápido. Pero un proceso estructurado y con la herramienta adecuada, te permite ejecutarlo rápido sin perder dirección. Lo que comúnmente se conoce como potencia controlada.
  • Escalabilidad: Los procesos estructurados son sinónimo de crecer con base robusta.
  • Liderazgo actualizado: Es sinónimo de liderar con el ejemplo. Los líderes del siglo XXI necesitan datos e información veraz.

Cuando un cliente contrata un servicio o compra un bien, su satisfacción depende en mayor de medida de nuestra capacidad para cumplir sus expectativas. En una negociación de venta o un acuerdo de suministro, existen numerosos aspectos a tratar para alinear expectativas y condiciones, las cuales merecen el desarrollo de otro artículo. Aunque sin lugar a dudas, uno de los puntos críticos a negociar en estos acuerdos será el plazo de entrega. Además, si en el momento de la venta, comprometemos una fecha de entrega con el cliente, esta va a ser determinante para satisfacer su expectativa.

Por circunstancias tanto ajenas a la compañía como internas, el plazo de entrega podría ser superior al normal en algunos casos, pero esto no es lo que más castiga a la satisfacción de un cliente. Un cliente insatisfecho es un cliente que no ha cumplido sus expectativas. Por esta razón, es muy importante cuidar la comunicación con el cliente y ofrecer fechas de entrega viables. Es mejor proponer una fecha posterior que descomprometer una fecha de entrega que no podemos cumplir. No obstante, aunque estas cuestiones tienen mayor relación con la planificación, ¿Cómo nos ayuda la previsión de la demanda a satisfacer a nuestros clientes?

La previsión de la demanda permite anticipar riesgos de entregas o faltas de capacidad de recursos y en este sentido, evitar incumplimientos de compromisos con los clientes. Las previsiones son la fuente de información base para planificar adecuadamente. Es importante distinguir entre previsión y planificación:

“Planificamos con la previsión. La previsión es una estimación del consumo calculada mediante modelos matemáticos y el conocimiento del negocio.”

“La planificación busca el mayor grado de certidumbre posible en el horizonte a corto/medio plazo. La previsión trata de buscar la relación entre la certidumbre planificada y la incertidumbre de mercado a medio/largo plazo.”

Una empresa que planifica, genera estabilidad y permite gestionar mejor los cambios organizativos. Para clarificar los beneficios que otorga un proceso de previsión de la demanda alineado con la planificación, podemos desagregarlos en dos niveles:

• Beneficios a nivel interno: mejoramos la coordinación interna entre estrategia y operativa.
  • Coordinación de los departamentos de ventas con los operativos: Claramente, la demanda son ventas futuras. Anticiparse a la demanda es una forma de tomar decisiones preventivas a futuros cuellos de botellas. Con las herramientas de predicción de la demanda, los equipos de ventas pueden detectar potenciales incrementos de ventas a partir de los cuales, los demás equipos de operaciones pueden planificar sus recursos.
  • Estabilidad organizativa: Los cambios controlados, es estabilidad. Una empresa de fabricación puede requerir la contratación de personal extraordinario en determinados picos de producción y si se anticipan con un tiempo razonable, los empleados aceptan mejor dichos cambios e incluso ofrecer acuerdos de contratación flexibles.
  • Nivel de inventario óptimo: Sería fácil satisfacer la demanda teniendo en inventario todos los productos terminados. Pero esta no es una solución financieramente atractiva y probablemente, inviable dado que podría conducir a la quiebra. Los productos que ocupan espacio en almacén innecesarios o en exceso, son lo mismo que no tener dinero en efectivo y perder liquidez. Por tanto, con previsión podemos adecuar los niveles de inventario y aumentar la rotación del mismo.
  • Planificar inversiones con mayor tiempo de reacción: Los proyectos de inversión no suelen realizarse de la noche a la mañana. Son proyectos que requieren esfuerzos y estudios previos, incluso ensayos de laboratorio o certificaciones. La previsión de la demanda permite detectar o conocer de manera anticipada necesidades de inversión y ganar consciencia de su necesidad con el tiempo de reacción suficiente.

• Beneficios a nivel externo: mejorar las relaciones con clientes y proveedores
  • Visibilidad para los clientes: Los métodos y herramientas de los procesos de previsión de la demanda y planificación ofrecen a las empresas control y permiten transmitirlo externamente ofreciendo visibilidad a los clientes en términos de plazos de entrega. Como se ha explicado anteriormente, el hilo entre la satisfacción de un cliente o la insatisfacción está en cumplir su expectativa.
  • Coordinación de las de compras con los proveedores: Sería un error olvidarnos de los proveedores y la complejidad de la cadena de suministro, sobre todo para aquellas compañías que subcontratan fabricación de productos total o parcialmente terminados. Es de vital importancia, ofrecer visibilidad a los proveedores estratégicos por los mismos incrementos de ventas de manera que puedan también anticipar sus decisiones. Además, los acuerdos o contratos se basan en previsiones y esta información es clave para negociar las mejores condiciones de suministro.